Caucus des Étudiants aux Cycles Supérieurs de la Société Canadienne des Études Classiques

Constitution

I. Nom

      Ce groupe a pour nom officiel le Caucus des étudiants aux cycles supérieurs (CECS) de la Société canadienne des études classiques (SCEC).

II. Objectif

       L’objectif du CECS est de mettre en contact et de soutenir les étudiant(e)s aux cycles supérieurs en études classiques et en histoire ancienne à travers le Canada, et de représenter leurs intérêts au sein de la SCEC. Le CECS devra aussi encourager l’implication de ses membres dans la communauté universitaire, en particulier lors du congrès annuel de la SCEC. Le CECS tiendra son assemblée générale au congrès annuel de la SCEC, et encouragera les discussions en ligne entre les étudiant(e)s aux cycles supérieurs, ainsi que l’organisation d’évènements régionaux pour les étudiant(e)s aux cycles supérieurs.

III.   Adhésion

      Tou(te)s les étudiant(e)s qui ont payé leur cotisation annuelle à la SCEC sont d’office membres de la CECS. Toutefois, le CECS travaillera pour le bénéfice de tou(te)s les étudiant(e)s aux cycles supérieurs en études classiques et en histoire ancienne au Canada, et invite à ce titre tou(te)s les étudiant(e)s que cela intéresse à s’impliquer et à participer (en particulier aux discussions en ligne).

IV. Langues

      Le CECS est une organisation bilingue (anglais et français) et s’efforcera de répondre aux besoins de ces deux groupes linguistiques.

V. Assemblée annuelle

      Le CECS tiendra son assemblée générale annuelle au congrès annuel de la SCEC.

VI. Bureau

      Le bureau exécutif du CECS est composé d’un(e) président(e), d’un(e) vice-président(e), d’un(e) secrétaire-trésorier/trésorière et d’un(e) ou plusieur(e)s responsable(s) des communications.

          Le bureau devra compter au moins un membre anglophone et un membre francophone. Si l’un des deux groupes linguistiques n’était pas représenté au sein du bureau, un(e) représentant(e) de ce groupe devrait être élu(e) ou nommé(e) au poste d’agent(e) de liaison linguistique en suivant la procédure indiquée au point VIb. Cet(te) agent(e) de liaison serait considéré(e) comme un(e) membre à part entière du bureau exécutif.

A. Mandat

Le ou la vice-président(e) est élu(e) pour deux ans et succède au ou à la président(e) au cours de la seconde année de son mandat.         

Si le ou la président(e) ne peut pas compléter son mandat, le ou la vice-président(e) prend sa place. Un(e) vice-président(e) intérimaire est alors nommé(e) par le bureau exécutif et reste en fonction jusqu’à l’assemblée générale suivante du CECS.

Si le ou la vice-président(e) ne peut honorer la seconde année de son mandat, un(e) président(e) serait choisi(e) par l’une des voies suivantes :

i. Les membres de l’exécutif de l’année précédente pourraient se présenter comme candidat(e)s à la présidence.

ii. À défaut, le ou la président(e) de l’année précédente pourrait demeurer en poste pour une troisième année.

iii. À défaut, un(e) nouveau/nouvelle président(e) pourrait être élu(e) pour un mandat d’un an           

 Tous les autres membres du bureau exécutif sont élus pour un mandat d’un an. Si quelconque des membres du bureau autre que le ou la président(e) était incapable de compléter son mandat, le ou la président(e) et le bureau exécutif pourraient nommer un(e) remplaçant(e) pour le reste du mandat.

Une position pour le CECS sur le comité d’équité de la SCEC sera offerte au président(e) actif/active, sauf si la position est occupée. Si le ou la président(e) le souhaite, la position peut être offerte à un(e) autre membre du bureau exécutif. Le membre du bureau exécutif qui devient membre du comité a l’option de garder la position pour un terme de jusqu’à deux ans.

B. Élections

Les élections auront lieu à l’assemblée générale annuelle du CECS, tenue lors du congrès de la SCEC.

Un appel de candidature sera envoyé au moyen de la liste de diffusion deux mois avant le congrès annuel de la SCEC. Ceux et celles qui souhaitent se porter candidats devront contacter le bureau exécutif et seront invité(e)s à se faire connaître au moyen de la liste de diffusion. La mise en candidature pourra aussi se faire lors de l’assemblée annuelle.

Les élections se font au scrutin secret lors de l’assemblée générale annuelle.

Si, après les élections aux différents sièges au bureau exécutif, l’un des deux groupes linguistiques officiels n’était pas représenté, un(e) membre de ce groupe pourrait se présenter candidat au poste d’agent(e) de liaison.

Si des postes au sein du bureau exécutif étaient laissés vacants lors de la réunion annuelle, l’exécutif pourrait nommer des membres afin que le bureau soit complet.          

C. Devoirs des membres du bureau exécutif

      Le bureau exécutif se réunit au moins quatre fois au cours de l’année : une fois lors de l’assemblée annuelle de la SCEC et trois fois par conférence téléphonique (la première semaine des mois de septembre et de novembre, ainsi qu’une fois entre le mois de janvier et l’assemblée annuelle). Le nouvel exécutif doit fixer les dates des réunions aussi tôt que possible après l’assemblée annuelle.

i     Président(e)

      Le ou la président(e) convoque et préside sur les réunions du bureau exécutif ainsi que l’assemblée annuelle du CECS. Le ou la président(e) doit également représenter les étudiants aux cycles supérieurs sur le conseil de la SCEC. Le ou la président(e) sera présent(e) aux réunions du conseil au cours de l’année (normalement en novembre et février) à Toronto, ainsi qu’aux deux réunions du conseil de la SCEC et à l’assemblée annuelle générale de la CECS lors de la conférence annuelle de le SCEC (en mai). Il ou elle fera rapport au conseil de la SCEC sur les activités du CECS et représentera les affaires des étudiants aux cycles supérieurs lors de ces rencontres.

ii    Vice-président(e)

      Le ou la vice-président(e) assiste le ou la président(e) dans ses fonctions. Il ou elle organise également, en collaboration avec le bureau exécutif, l’assemblée annuelle du CECS. Le ou la vice-président(e) sera aussi présent(e) à l’assemblée générale annuelle de la SCEC et à la deuxième réunion du conseil de la SCEC à la conférence en mai.

iii   Secrétaire-trésorier/trésorière

      Le ou la secrétaire-trésorier/trésorière doit consigner les minutes/procès-verbaux de l’assemblée annuelle de la CECS, et transmettre ces procès-verbaux aux membres du bureau exécutif. Il ou elle archive également les procès-verbaux et tout autre document écrit (sous forme numérique), et transmettra ces archives à son successeur. Le secrétaire-trésorier est aussi responsable de la comptabilité du CECS.

iv   Responsable(s) des communications

      Le ou la responsable des communications est responsable pour la communication avec les membres du CECS (par exemple par Facebook, Twitter et la liste de diffusion) ainsi qu’avec les départements d’études classiques au besoin. Cette position peut être occupée par une ou deux personnes, selon les résultats de l’élection à l’assemblée annuelle générale, avec une division du travail déterminée par ceux ou celles occupant la position. En septembre, le ou les responsables communiquera ou communiqueront avec les directeurs/directrices des cycles supérieurs des départements d’études classiques et d’histoire ancienne afin d’encourager les nouveaux/nouvelles étudiant(e)s à se joindre au caucus et à s’inscrire à la liste de diffusion. Le(s) responsable(s) devra ou devront également maintenir des relations suivies avec les représentants régionaux. Dans la mesure du possible, le(s) responsable(s) des communications devrai(en)t être en mesure d’envoyer et de recevoir de l’information aussi bien en anglais qu’en français. Le(s) responsable(s) de communications sera ou seront aussi chargé(es) garder la liste de diffusion à jour en communiquant avec le ou la président(e) et le ou la secrétaire-trésorier/trésorière.

v    Agent(e) de liaison linguistique

      L’agent(e) de liaison linguistique permettra de s’assurer que le CECS est en mesure de communiquer avec le groupe linguistique non représenté au sein du bureau exécutif du CECS et de répondre aux besoins de ce groupe. L’agent(e) de liaison permet la communication avec les membres du groupe linguistique non représenté et veille à ce que toutes les communications et documents officiels soient traduits dans la langue appropriée. L’agent(e) de liaison représente également ce groupe linguistique lors des réunions du bureau exécutif.

vi   Représentant(e) au Réseau des femmes de la SCEC

Il y aura un(e) représentant(e) du CECS sur le bureau exécutif du réseau des femmes. Ce(tte) représentant(e) accomplira ce rôle exécutif en fonction des obligations soulignées par la constitution du réseau des femmes. Ce(tte) représentant(e) sera élu(e) chaque année à l’assemblée générale annuelle du CECS. Ce(tte) représentant(e) fournira des mises-à-jour concernant les activités du réseau des femmes à chacune des rencontres du bureau exécutif du CECS et donnera un compte-rendu des activités du CECS au réseau des femmes suite à chaque rencontre du CECS.

vii. Comité adjoint de représentant(e)s régionaux/régionales

      En plus du bureau exécutif, un comité de représentant(e)s régionaux/régionales sera élu lors de l’assemblée annuelle. Chacune des régions suivantes peut faire élire un(e) membre pour un mandat d’un an : les provinces des Maritimes, le Québec, l’Ontario, les provinces des Prairies et la Colombie-Britannique. Les représentant(e)s régionaux/régionales se réuniront avec le bureau exécutif lors de l’assemblée annuelle du CECS et seront consulté(e)s par le bureau exécutif à propos des intérêts de chaque région. Ils ou elles sont également encouragé(e)s à organiser des événements régionaux ou à trouver d’autres moyens de soutenir les étudiants aux cycles supérieurs dans leur région. Ils ou elles seront en cela soutenu(e)s par le bureau exécutif. Si l’assemblée annuelle ne parvient pas à élire un(e) représentant(e) pour une région donnée, le bureau exécutif pourra en nommer un(e), particulièrement dans les régions qui ne seront pas déjà représentées au sein du bureau.

viii. Amendements à la constitution

      Les propositions d’amendements à la constitution doivent être soumises au bureau exécutif au moins deux mois avant l’assemblée annuelle du CECS et seront communiquées aux membres par le bureau exécutif au moyen de la liste de diffusion au moins un mois avant l’assemblée annuelle. Ces propositions seront présentées à l’assemblée annuelle et devront être votées par au moins les deux-tiers des membres présents à l’assemblée.