CAUCUS DES ÉTUDIANTS AUX CYCLES SUPÉRIEURS Accueil English Liens

 

CONSTITUTION

I. Nom

Ce groupe a pour nom officiel le Caucus des étudiants aux cycles supérieurs (CECS) de la Société Canadienne des Études Classiques (SCEC).

II. Objectif

L’objectif du CECS est de mettre en contact et de soutenir les étudiants aux cycles supérieurs en études classiques et en histoire ancienne à travers le Canada. Le CECS a pour mandat de représenter leurs intérêts au sein de la SCEC. Le CECS devra aussi encourager l’implication de ses membres dans la communauté universitaire, en particulier lors du congrès annuel de la SCEC. Le CECS tiendra son assemblée générale au congrès annuel de la SCEC ; et encouragera les discussions en ligne entre les étudiants ainsi que l’organisation d’évènements régionaux pour les étudiants aux cycles supérieurs.

III. Adhésion

Tous les étudiants qui ont payé leur cotisation annuelle à la SCEC sont d’office membres de la CECS. Toutefois, le CECS travaillera pour le bénéfice de tous les étudiants aux cycles supérieurs en études classiques et en histoire ancienne du Canada et invite à ce titre tous les étudiants que cela intéresse à s’impliquer et à participer (en particulier aux discussions en ligne).

IV. Langues

Le CECS est une organisation bilingue (anglais et français) et s’efforcera de répondre aux besoins de ses deux groupes linguistiques.

V. Assemblée annuelle

Le CECS tiendra son assemblée générale annuelle au congrès annuel de la SCEC.

VI. Bureau

Le bureau exécutif du CECS est composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire-trésorier et d’un responsable des communications.

Le bureau devra compter au moins un membre anglophone et un membre francophone. Si l’un des deux groupes linguistiques n’était pas représenté au sein du bureau, un représentant de ce groupe devrait être élu ou nommé au poste d’agent de liaison linguistique en suivant la procédure indiquée au point VIb. Cet agent de liaison serait considéré comme un membre à part entière du bureau exécutif.

a. Mandat

Le vice-président est élu pour deux ans et succède au président au cours de la seconde année.

Si le président ne peut pas compléter son mandat, le vice-président prend sa place. Un vice-président intérimaire est alors nommé par le bureau exécutif et reste en fonction jusqu’à l’assemblée générale suivante du CECS.

Si le vice-président ne pouvait honorer la seconde année de son mandat, un président serait choisi par l’une des voies suivantes :

i Les membres de l'exécutif de l'année précédente pourraient se présenter comme candidat à la présidence.

ii À défaut, le président de l'année précédente pourrait demeurer en poste pour une troisième année.

iii À défaut, un nouveau président pourrait être élu pour un mandat d'un an.

Tous les autres membres du bureau exécutif sont élus pour un mandat d'un an. Si tout autre membre du bureau que le président était incapable de compléter son mandat, le président et le bureau exécutif pourraient nommer un remplaçant pour le reste du mandat.

b. Élections

Les élections auront lieu à l’assemblée générale du CECS, tenue lors du congrès de la SCEC.

Un appel de candidature sera envoyé au moyen de la liste de diffusion deux mois avant le congrès annuel de la SCEC. Ceux qui souhaitent se porter candidats devront contacter le bureau exécutif et seront invités à se faire connaître au moyen de la liste de diffusion. La mise en candidature pourra aussi se faire lors de l’assemblée annuelle.

Les élections se font au scrutin secret lors de l'assemblée annuelle.

Si, après les élections aux différents sièges au bureau exécutif, l’un des deux groupes linguistiques officiels n’était pas représenté, un membre de ce groupe pourra se présenter candidat au poste d’agent de liaison.

Si des postes au sein du bureau exécutif étaient laissés vacants lors de la réunion annuelle, l'exécutif pourrait nommer des membres afin que le bureau soit complet.

c. Devoirs des membres du bureau exécutif

Le bureau exécutif se réunit au moins quatre fois au cours de l'année : une fois lors de la réunion annuelle de la SCEC et trois fois par conférence téléphonique (la première semaine des mois de septembre et de novembre, ainsi qu’une fois entre le mois de janvier et la réunion annuelle). Le nouvel exécutif doit fixer les dates des réunions aussitôt que possible après l'assemblée annuelle.

i Président

Le président convoque et préside les réunions du bureau exécutif ainsi que l'assemblée annuelle de la CECS. Le président doit également faire rapport au conseil de la SCEC lors du congrès annuel. Il fera rapport au président de la SCEC durant l’année si nécessaire.

ii Vice-président

Le vice-président assiste le président dans ses fonctions. Il organise également, en collaboration avec le bureau exécutif, l’assemblée annuelle du CECS.

iii Secrétaire-trésorier

Le secrétaire-trésorier doit consigner les minutes de la réunion annuelle de la CECS et des réunions du bureau exécutif. Il transmet les procèsverbaux aux membres du bureau exécutif. Il archive également les procès-verbaux et tout autre document écrit (sous forme numérique) qu’il transmettra à son successeur. Le secrétaire-trésorier est aussi responsable de la comptabilité du CECS.

iv Responsable des communications

Le responsable des communication s’assure que l’information est transmise aux membres du CECS (par exemple au moyen d’un site web et d’une liste de diffusion) ainsi qu’aux départements si besoin est. En septembre, il communique avec les directeurs des cycles supérieurs des départements afin d’encourager les nouveaux étudiants à se joindre au caucus et à s’inscrire à la liste de diffusion. Il doit également maintenir des relations suivies avec les représentants régionaux. Dans la mesure du possible, le responsable des communications devrait être en mesure d’envoyer et de recevoir de l’information aussi bien en anglais qu’en français.

v Agent de liaison linguistique

L’agent de liaison linguistique permet de s’assurer que le CECS est en mesure de communiquer avec le groupe linguistique non représentés au sein du bureau exécutif du CECS et de répondre aux besoin de ce groupe. L’agent de liaison permet la communication avec les membres du groupe linguistique non représenté et veille à ce que toutes les communications et documents officiels soient traduits dans la langue appropriée. L’agent de liaison représente également ce groupe linguistique lors des réunions du bureau exécutif.

VII. Comité adjoint de représentants régionaux

En plus du bureau exécutif, un comité de représentants régionaux sera élu lors de l'assemblée annuelle. Chacune des régions suivantes peut faire élire un membre pour un mandat d’un an : les provinces des Maritimes, le Québec, l’Ontario, les provinces des Prairies et la Colombie-Britannique. Les représentants régionaux se réuniront avec le bureau exécutif lors de l’assemblée annuelle du CECS et seront consultés par le bureau exécutif à propos des intérêts de chaque région. Ils sont également encouragés à organiser des événements régionaux ou à trouver d'autres moyens de soutenir les étudiants aux cycles supérieurs dans leur région. Ils seront en cela soutenus par le bureau exécutif. Si l'assemblée annuelle ne parvient pas à élire un représentant pour une région donnée, le bureau exécutif pourra en nommer un, particulièrement dans les régions qui ne seront pas déjà représentés au sein du bureau.

VIII . Amendements à la constitution

Les propositions d'amendements à la constitution doivent être soumises au bureau exécutif au moins deux mois avant l’assemblée annuelle du CECS et seront communiquées aux membres par le bureau exécutif au moyen de la liste de diffusion au moins un mois avant l’assemblée annuelle. Ces propositions seront présentées à l'assemblée annuelle et devront être votées par au moins les deux-tiers des membres présents à l’assemblée.

 

 


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